OBJETOS DE MICROSOFT ACCESS

Tablas

Una tabla es una colección de datos sobre un tema específico, como productos o proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan sólo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos más eficaz y menos errores de entrada de datos. 

Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).

                                     

Creando una tabla

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

Relaciones

En los apartados anteriores hemos preparado dos Tablas: una para llevar el control de los clientes y otra para llevar el control de las propiedades. Hemos definido en común un campo: Código de propiedad. ¿Porqué? Necesitamos un campo en común para las dos tablas de forma que en la tabla PROPIEDADES podamos introducir las propiedades que sean, cada una con su código único que las identificará. Pero también necesitamos introducir datos en la tabla clientes de forma que le asignemos una propiedad a cada uno de ellos.

Relación de uno a uno:

    En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que menos se utiliza. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada persona tiene un único DNI:

Relación de varios a varios:

Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada película pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias películas:

Relación de varios a varios:

    Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores, pero cada jugador sólo puede jugar en un equipo:

Consultas

Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos.

Formularios

Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño elegido en el Asistente para formularios, o con un diseño que haya creado en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).

Informes

Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

Para que los datos estén disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer informes, escribir datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una página de acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o más tablas, y los muestra en la pantalla con el diseño creado en la vista Diseño o con el diseño que haya elegido en el  Asistente para páginas.

Páginas

Una página de acceso a datos es un tipo especial de página Web diseñada para ver datos y trabajar con ellos desde Internet o desde una intranet; los datos están almacenados en una base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) o una base de datos de Microsoft SQL Server (base de datos de Microsoft SQL Server: una base de datos de Microsoft SQL Server consta de tablas, vistas, índices, procedimientos almacenados, funciones y desencadenadores.). La página de acceso a datos también puede incluir datos de otros orígenes como, por ejemplo, Microsoft Excel.

Macros

Una macro es un conjunto de una o más acciones (acción: componente básico de una macro; instrucción independiente que se puede combinar con otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros.) que cada una realiza una operación determinada, tal como abrir un formulario o imprimir un informe. Las macros pueden ayudar a automatizar las tareas comunes. Por ejemplo, puede ejecutar una macro que imprima un informe cuando el usuario haga clic en un botón de comando.

EJEMPLOS

EDITADO POR

Ruíz Paredes Madai

Mio Varías Pierina

LA SENTENCIA SELECT 

La sentencia SELECT nos permite consultar los datos almacenados en una tabla de la base de datos.

Forma básica

SELECT [ALL | DISTINCT ]

             <nombre_campo> [{,<nombre_campo>}]

FROM <nombre_tabla>|<nombre_vista> 

        [{,<nombre_tabla>|<nombre_vista>}]

[WHERE <condicion> [{ AND|OR <condicion>}]]

[GROUP BY <nombre_campo> [{,<nombre_campo >}]]

[HAVING <condicion>[{ AND|OR <condicion>}]]

[ORDER BY <nombre_campo>|<indice_campo> [ASC | DESC]

                [{,<nombre_campo>|<indice_campo> [ASC | DESC ]}]]

CLAUSULAS :

• SELECT : 

Palabra clave que indica que la sentencia de SQL que queremos ejecutar es de selección.

• ALL

Indica que queremos seleccionar todos los valores.Es el valor por defecto y no suele especificarse casi nunca.

• DISTINCT

Indica que queremos seleccionar sólo los valores distintos.

• FROM

Indica la tabla (o tablas) desde la que queremos recuperar los datos. En el caso de que exista más de una tabla se denomina a la consulta "consulta combinada" o "join". En las consultas combinadas es necesario aplicar una condición de combinación a través de una cláusula WHERE.

• WHERE

Especifica una condición que debe cumplirse para que los datos sean devueltos por la consulta. Admite los operadores lógicos AND y OR.

• GROUP BY

Especifica la agrupación que se da a los datos. Se usa siempre en combinación con funciones agregadas.

• HAVING

Especifica una condición que debe cumplirse para los datosEspecifica una condición que debe cumplirse para que los datos sean devueltos por la consulta. Su funcionamiento es similar al de WHERE pero aplicado al conjunto de resultados devueltos por la consulta. Debe aplicarse siempre junto a GROUP BY y la condicion debe estar referida a los campos contenidos en ella.

• ORDER BY

Presenta el resultado ordenado por las columnas indicadas. El orden puede expresarse conASC (orden ascendente) y DESC (orden descendente). El valor predeterminado es ASC.

FUNCIONES AGREGADAS :

AVG : Calcula la media aritmética de un conjunto de valores contenidos en un campo especificado de una consulta. Su sintaxis es la siguiente 

    Avg(expr) 

En donde expr representa el campo que contiene los datos numéricos para los que se desea calcular la media o una expresión que realiza un cálculo utilizando los datos de dicho campo. La media calculada por Avg es la media aritmética (la suma de los valores dividido por el número de valores). La función Avg no incluye ningún campo Null en el cálculo. 

    SELECT Avg(Gastos) AS Promedio FROM Pedidos WHERE Gastos > 100; 

SUM: Devuelve la suma del conjunto de valores contenido en un campo especifico de una consulta. Su sintaxis es: 

    Sum(expr) 

En donde expr respresenta el nombre del campo que contiene los datos que desean sumarse o una expresión que realiza un cálculo utilizando los datos de dichos campos. Los operandos de expr pueden incluir el nombre de un campo de una tabla, una constante o una función (la cual puede ser intrínseca o definida por el usuario pero no otras de las funciones agregadas de SQL). 

    SELECT Sum(PrecioUnidad * Cantidad) AS Total FROM DetallePedido; 

Max, Min:

Devuelven el mínimo o el máximo de un conjunto de valores contenidos en un campo especifico de una consulta. Su sintaxis es: 

    Min(expr) 

    Max(expr) 

En donde expr es el campo sobre el que se desea realizar el cálculo. Expr pueden incluir el nombre de un campo de una tabla, una constante o una función (la cual puede ser intrínseca o definida por el usuario pero no otras de las funciones agregadas de SQL). 

    SELECT Min(Gastos) AS ElMin FROM Pedidos WHERE País = 'España'; 
    SELECT Max(Gastos) AS ElMax FROM Pedidos WHERE País  = 'España'; 

Realizado por :

Mio Varías Pierina Alejandra
Ruíz Paredes Madai

LENGUAJE TRANSACT

DEFINICIÓN

Es un lenguaje universal que se emplea en cualquier sistema gestor de bases de datos relacional. Tiene un estándar definido, a partir del cual cada sistema gestor ha desarrollado su versión propia. En SQL Server la versión de SQL que se utiliza se llama Transact-SQL.

Transact-SQL ó T-SQL es un lenguaje muy potente que permite definir casi cualquier tarea que se quiera efectuar sobre la base de datos, va más allá de un lenguaje SQL cualquiera ya que incluye características propias de cualquier lenguaje de programación, características que permiten definir la lógica necesaria para el tratamiento de la información.

Comandos DDL: 

El lenguaje de definición de datos.

Comandos DML: Un lenguaje de manipulación de datos (Data Manipulation Language, o DML en inglés) es un lenguaje proporcionado por el sistema de gestión de base de datos que permite a los usuarios llevar a cabo las tareas de consulta o manipulación de los datos, organizados por el modelo de datos adecuado. El lenguaje de manipulación de datos más popular hoy día es SQL, usado para recuperar y manipular datos en una base de datos relacional.

Comandos DCL:

Lenguaje de control de datos (DCL) declaraciones. Algunos ejemplos:

GRANT - otorga privilegios de acceso de usuario a objetos de base de 
REVOCO - remover los privilegios de acceso a los objetos obtenidos con GRANT.

REALIZADO :

Ruiz Paredes Madai

Mio Varias Pierina

NORMALIZACIÓN

El proceso de normalización de una base de datos consiste en aplicar una serie de reglas a las relaciones obtenidas tras el paso del modelo E-R (entidad-relación) al modelo relacional.

DEPENDENCIAS

DEPENDENCIA FUNCIONAL: Una dependencia funcional son conexiones entre uno o más atributos. Por ejemplo si conocemos el valor de FechaDeNacimiento podemos conocer el valor de Edad.

Las dependencias funcionales se escriben utilizando una flecha, de la siguiente manera:

FechaDeNacimiento->Edad

Aquí a FechaDeNacimiento se le conoce como un determinante. Se puede leer de dos formas FechaDeNacimiento determina a Edad o Edad es funcionalmente dependiente de FechaDeNacimiento. De la normalización (lógica) a la implementación (física o real) puede ser sugerirle tener éstas dependencias funcionales para lograr mayor eficiencia en las tablas.

DEPENDENCIA FUNCIONAL TRANSITIVA: Supongamos que los estudiantes solo pueden estar matriculados en un solo curso y supongamos que los profesores solo pueden dar un curso. ID_Estudiante -> Curso_Tomando Curso_Tomando -> Profesor_Asignado ID_Estudiante -> Curso_Tomando -> Profesor_Asignado

Entonces tenemos que ID_Estudiante determina a Curso_Tomando y el Curso_Tomando determina a Profesor_Asignado, indirectamente podemos saber a través del ID_estudiante el Profesor_Asignado. Entonces tenemos una dependencia transitiva.

FORMAS DE NORMALIZACIÓN

Las primeras tres formas normales son suficientes para cubrir las necesidades de la mayoría de las bases de datos. El creador de estas 3 primeras formas normales (o reglas) fue Edgar F. Codd, éste introdujo la normalización en un artículo llamado A Relational Model of Data for Large Shared Data Banks.

Primera Forma Normal (1FN): Sea α un conjunto de atributo perteneciente (Є) a la relación R, en donde R está en la Primera Forma Normal si todos los atributos α[n] son atómicos, es decir no pueden seguir dividiéndose. Por ejemplo:

La Relación:               

Cursos: nombre, código, vacantes, horario, bibliografía

Queda después de aplicar la Forma Normal 1 de la siguiente manera:

cursos1: nombre, código, vacantes horario1: código, día, módulo bibliografia1: código, nombre, autor.

Segunda Forma Normal (2FN): Dependencia completa. Está en 2FN si esta en 1FN y si sus atributos no principales dependen de forma completa de la clave principal.

Tercera Forma Normal (3FN): Está en segunda forma normal y todo atributo no primo es implicado por la clave primaria en una secuencia no transitiva. Se eliminan las dependencias transitivas.

Forma normal de Boyce-Codd (FNBC)

Una tabla está en FNBC sí y sólo sí las únicas dependencias funcionales elementales son aquellas en las que la clave primaria determinan un atributo.

Cuarta Forma Normal (4FN): Está en forma normal de Boyce-Codd y se eliminan las dependencias multivaluadas y se generan todas las relaciones externas con otras tablas u otras bases de datos.

Quinta Forma Normal (5FN): Está en cuarta forma normal y toda dependencia-join viene implicada por claves candidatas.

REALIZADO POR :

RUIZ PAREDES MADAI

MIO VARIAS PIERINA